CCBN2019 布展工作复盘

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以前虽然去看过很多展会诸如车展,画展,摄影展,直到CCBN2019才第一次以参展商的第一视角参与其中。趁着从北京带回来的感冒还没完全好,复盘一下整个布展工作。2019年3月21日,以“融合引领视界 智慧连接未来”为主题的第二十七届中国国际广播电视信息网络展览会(简称CCBN2019)在北京中国国际展览中心正式开幕,于3月23日圆满落幕。

CCBN2019介绍

2019年3月21日-23日,以“融合引领视界 智慧连接未来”为主题的第二十七届中国国际广播电视信息网络展览会(简称CCBN2019)在北京中国国际展览中心正式开幕。经过27年的长足发展,作为广电全行业年度盛会,本届CCBN将对2019年广播电视科技创新发展和行业趋势动态进行全面展示,激发创新智慧、凝聚行业力量,多方位、多角度呈现我国广播电视科技领域取得的创新成果,以及我国广播电视事业产业发展的创新趋势和开创性局面。

参展准备工作

  1. 参展评估
    考虑经济价值、公司资金状况、新产品研发情况、告诉客户及同行还活着。
  2. 租用参展用地
    从需求考虑展台面积,沟通好单位面积价格以及附赠业务(如:赠送会刊单页广告、BDF主题报告会门票、展会期间午餐券等)。
    确定好相关事宜之后,需要签订展位用地租用合同,双方签字盖章存档 。
  3. 联系展台设计提供商
    在选择展台设计及搭建供应商的时候,选择以前合作过的具备专业能力的供应商,方便后期沟通及减少不必要的麻烦。
    同样的,需要事先给出几个选择方案,方便评估总体展台设计及搭建价格,同时方便我方对整体的方案有个大体的感觉。最后要对方给出报价单,以方便核对价格及后期工作物料检查。
    最后评估价格,制定验收标准,确定付款方式,签订合同。
    确定双方项目负责人的联系方式,方便后期沟通。
  4. 跨部门沟通参展需求
    信息网络:一般就是现有的机顶盒如:OTT盒子、直播星STB、IPTV盒子、PON系列产品等,具体的参展设备一般由周总及邱总确定,信息网络这部分一般问题不大,主要考虑怎么展(静态展示or动态展示),是否需要卫星信号、以太网、无线网络。具有还需要更加详细的沟通。
    成都应急广播研发中心:一般是大屏展示应急广播管理系统平台,控制台、服务器、硬件设备,音柱及喇叭等。这部分要考虑网络,大屏连接,操作间的空间大小是否满足要求,最好能让成都研发中心给出布线图或设备摆放草图。具有还需要更加详细的沟通。
    东莞航康物联网:城市级物联网系统平台一般是通过大屏展示,与前端的数据采集及感知设备联动展示。很多小的物联网配件则是静态展示,摆在桌面上,则要考虑画面整体的简约美感。要沟通清楚是否需要网络,参展设备的物品摆放草图。具有还需要更加详细深入的沟通。
  5. 确认参展需求
    这是一个漫长的沟通过程,主要对接各业务单元的负责人以及相关领导,确认、优化产品参展策略。最重要的是需要关注细节,如设备的名称、大小、数量、用电用网情况,设备是否有授权有侵权情况,最好能有文档记录下来,条理清晰,一幕了然。沟通的过程容易产生分歧,需要保持耐心,保持心态稳定。
  6. CCBN官网填写相关信息(注意时间节点)
    在CCBN展位官网上按照步骤依次填写即可,填写参展人员的时候可多写10个以备后期参展期间紧急使用。这部分工作要严格在对应的时间节点完成,以免耽误。参展商的纸质文件一般是开展前由组委会统一邮寄到负责人处,收到后要清点物资数量,一般包括参展商参展证,BDF主题报告会邀请函,会场门票,展会期间午餐券。填写CCBN官网参展商信息的时候,最重要的事情是要核对这个时间节点!!!时间节点!!!

  7. 与展台设计供应商确定展台展示方案
    首要关心展馆的安全系数,是否满足安全要求,如材料的稳固系数,柱子之间的跨度,横梁的安全系数。根据参展设备及公司主题色,结合领导一间敲定展台样式及效果。

  8. 多方沟通改进参展需求、改进展台设计方案
    根据与各业务单元的负责人沟通结果,反馈至设计负责人处。注重展品的一些展示方式,特别是细节上的沟通尤为关键,细节更加容易让人忽略。整个沟通改进过程需要花费很长的周期,需要主动及时跟进项目进度。

  9. 展会宣传资料、产品资料收集、广告文案编写、审核
    该项任务前期需要根据参展产品及公司业务来收集文字图片资料,灯箱广告的文案需要根据公司的业务结合当前行业的主流风口编写,后期可与领导及公设计人员沟通取舍改进。

  10. 启动宣传资料、视频设计工作
    最重要的事情是要避免字体版权问题及图片版权问题,这个问题很关键,不然被告侵权的话就麻烦了。因为公司平面设计人员数量相对来说较少,该项工作需要提前三个月进行(大概是12月中下旬开始),开始前需要制定具体的时间轴,确保良好的进度,从过去的几年来看,经常是非常赶的。纸质宣传资料的的类型,数量要确定,避免缺漏情况。视频由于需要耗费大量的人力财力,一般上来说不会每年全部更新,只有部分进行更新。该项任务的要点是要在制定的时间节点上完成100%正确性的宣传资料,讲究准确性及时效性的同时,也要加强与设计人员的沟通,及时跟进需求变更及任务进度。

  11. 参展人数、参展服装确定
    参展人员数量由领导来定,确定各事业部的参加人数。参展服装可采用问卷来采集,导出更加方便。人数的确定要尽快确定,影响到后期的机票预定及酒店预定工作。

  12. 参展人员行程及住宿问题
    (确定行程、预定机票、预定酒店、预定会议室)通知相关人员(邮件或者微信知会相关信息如时间、地点、线路等)。酒店要提前预定,不然后期产生更多的费用支出。要在开展前的连两个月确定该项工作,布展人员可提前约定展馆附近的酒店。行程及航班信息可采用问卷的方式采集,更加快捷高效。

  13. 展台效果图、施工图
    确认展台效果图,施工图,可微信群讨论最后版本的图。完成之后让展台搭建方尽快按照施工图在规定的时间节点上完成报馆流程,施工用电及展台用电申请。

  14. 宣传页H5(邀请函等),转发给相关人员。
    H5宣传页主要包括以下信息:公司业务介绍,参展产品介绍,展会开展时间地点、联系方式以及邀请信息。这项任务一般要从开展前20天完成,一般为2月25日左右完成,完成后先自行审核,然后领导审核。至于怎么制作,尽可能自行设计,第三方设计是要花不少钱的。

  15. 展会零散物资准备
    该项任务因为需要涉及到较多的细节,建议列清单、可参考往年经验及展台实际需求。该项任务的时间节点大概要提前2-3周开始。如需要电视租用,请提前与北京康佳分公司沟通。

  16. 参展设备找相关负责人收集、设备测试
    确定参展设备之后,第一次邮件所有设备对应负责人。在开展前一个月再次邮件责任人,最后提前两周收集参展设备。测试设备各项功能是否正常。

  17. 宣传资料打样、打成品、物流到北京
    提前三周进行打样,然后审核资料的正确性。提前两周打印成品,因为打印工作正常情况需要一周时间完成。提前一周联系物流(一般使用公司通用物流-联系高经理),预留好物流时间发货北京,注意3月份两会期间对物流产生的影响。提前联系好在北京接货的人员,一般为酒店的前台。

  18. 零散物料寄送北京
    物资出康佳研发大厦需要在EIP上提放行条的申请,需要提前提流程。预留好物流时间发货北京,注意3月份两会期间对物流产生的影响。提前联系好在北京接货的人员,一般为酒店的前台。

  19. 展前沟通会议
    展前沟通会要确定到北京后的人员安排,工作计划,注意事项,时间节点等
    提前存好各项电子资料,联系人联系方式,以备不时之需。
    主题报告会、技术分享会议、纸质参展资料等告知有需要的人员,部门人员的统一在北京发放,到京后要去清点确认物资的完整性。

布展现场

  1. 布展第一天提前到场进行电视信号线、网线的暗线布线工作。(存好现场各负责人的联系方式(手机、微信等))。
  2. 注意电位及排插的位置是否合理,布线要走暗线,不然影响美观。
  3. 第二天联系借电视的负责人(租借放、运输方、安装方)。
  4. 然后跟进布展进度,确保第三天能进行设备调试工作。
  5. 布展第三天开始调试设备、宣传资料装袋子、展台细节整改(如:接缝、灯箱字体、灯光效果、排查电位是否到位、搭建方提供物料检查是否齐全等)。
  6. 布展第三天18:00设备前全部要求调试完毕。
  7. 细节检查,要及时记录,及时推进。

开展时间

  1. 产品讲解人员安排
  2. 接待室的茶水、咖啡供应情况检测、垃圾及时处理,保持接待室干净整洁。
  3. 控制宣传资料发放的量,基本是第一天就发放了80%的资料,剩下第第二天、第三天各10%,同时留10份紧急情况备用。
  4. 展会期间注意使用展会提供的用餐券统一提取午餐并安排给相关人员
  5. 展会期间注意保存U盘、遥控器、钥匙等物资
  6. 展会期间注意拍照,存好照片,可用于宣传资料的工作。

撤展时间

  1. 提前开具参展物料出馆放行条
  2. 提前安排撤展工作(撤展人员、撤展时间节点)
  3. 清点撤展物资,提前预约快递人员
  4. 考虑堵车问题,展馆附近开展撤展很堵

展后复盘工作

  1. 参展设备归还相关人员
  2. 整理相关文档资料(照片、布展文档)
  3. 输出复盘文件
  4. 完成尾部工作(如付款、报销等)
  5. 如果有重大新闻可编写新闻稿子用于宣传
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